Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. El documento también especifica los términos de pago y de entrega.
Además la orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.
Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.
Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:
- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido.
- Número de orden de compra
- Nombre y dirección del proveedor
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Términos de entrega y de pago(referencia)
- Cantidad de artículos solicitados
- Código de Producto
- Descripción
- Costo unitario y total sin IVA
- Costo total de la orden
- Firma autorizada
El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras. (Dependerá de las politicas de compra de la empresa).
REQUSITOS PARA REALIZAR UNA ORDEN DE COMPRA
1. El proveedor debe existir en la base datos.
2. Debe poseer un catalogo de productos en el sistema.
3. Todos y cada uno de los productos deben existir en la base de datos de Productos. Es decir que al ingresar en “Xpos / Inventarios / Mantenimiento de Archivos / Productos” , aparte de la información generada deben estar marcadas las siguientes opciones:
1. “Permitido en Compras”
2. “Permitido en Inventarios”
3. “Permitido en Ventas”
