1. PRODUCTOS.
Se requiere la creación del maestro de producto, cada uno debe contener la siguiente información:
a) Código del Producto (Número correlativo)
b) Código de barra (UPC)
c) Nombre o descripción
d) Precio de venta con IVA incluido
e) Costo unitario
f) Unidad de medida
g) Porcentaje máximo de descuento
h) Tasa de IVA (para productos gravados)
2. TIPOS DE PAGOS.
Debe presentar un listado de las formas de pago que utilizará para la venta, como:
a) Efectivo
b) Cheque
c) Cargo a cuenta
d) Entre otros
3. DEFINICIÓN DE TIPOS DE ORDENES.
Consiste en establecer las diferentes ordenes que se utilizarán bajo el sistema.
4. TIPOS DE TRANSACCIONES DE VENTA Y DEVOLUCION.
Las transacciones se dividen en dos grupos, Ventas y Devoluciones.
Las ventas se clasifican en dos categorias:
1. Ventas Consumidor Final, en las cuales se pueden emitir factura consumidor final, exenta, de exportación, gobierno.
2. Ventas a Contribuyentes, las cuales emiten Comprobantes de Crédito Fiscal.
Y las devoluciones se agrupan en:
a) Devoluciones a Consumidor Final, las cuales incluyen facturas consumidor final de devolución.
b) Devolución a Factura exenta, exportación y de gobierno las cuales emiten las facturas de tipo exenta, exportación y de gobierno por devolución.
c) Devoluciones a Contribuyentes, utilizará las notas de crédito.
5. DATOS DE EMPLEADOS Y VENDEDORES
Existen dos tipos de clasificación de clientes:
1. Clientes Finales, que son todos los consumidores finales, para crear dicho registro requiere de un código correlativo y el nombre completo del mismo.
2. También existen los Contribuyentes Fiscales, que son todos aquellos que poseen un número de registro, para ello también debe completar una ficha que contiene la siguiente información:
a. Número de Registro (NRC)
b. Nombre del contribuyente (Natural o Jurídica)
c. Número de identificación Tributaria (NIT)
d. Dirección
e. Giro
6.NOMBRE Y CONTRASEÑA DE USUARIOS
El sistema maneja dos tipos de usuarios, el ADMINISTRADOR y el USUARIO, el primero posee todos los derechos y permisos bajo el sistema y a la vez puede otorgar permisos al USUARIO.
El USUARIO, posee restricciones para utilizar el sistema.
Para ambos se debe llenar una ficha que contiene:
a) Nombre o identificación del usuario.
b) Contraseña o clave de acceso.
7. DEFINICION DE CORRELATIVOS DE DOCUMENTOS
Los correlativos de documentos se configuran con los datos siguientes:
a) Número correlativo inicial, para el sistema siempre deberá digitar un número antes al que desea utilizar.
b) Número final, según el número del talonario.
c) Datos de autorización fiscal (Sólo para tiquetes).
8. DEFINIR POLITICAS DE VENTA, DEVOLUCIÓN Y APLICACION DE DESCUENTO
Es necesario definir los margenes y politicas que se utilizarán para la venta.
Dentro de las politicas puede considerar las siguientes:
a) Establecer precios fijos ó cambiables.
b)Tasas de descuento para la venta.
c) Horarios de trabajo.
d) Condiciones para hacer anulaciones y/o devoluciones.
9. ADECUACION DE FORMATOS
Deberá presentar los siguientes documentos en original:
Factura Consumidor Final
Factura Exenta
De exportación
Factura de Gobierno
Comprobante de Crédito Fiscal
Nota de crédito
Notas de remisión
Ordenes de compra
Hoja de preparación
Hoja de identificación de pedido
Guía de despachos
Cotizaciones
